PCでファイルを作成する際にルールを設けると、デスクトップが散乱せず、探しているデータをすぐに見つけることができます。外資系コンサルティングファームでITを専門とする吉澤準特氏が、新著『仕事力に差がつく「超・整理術」』の中から、PCの効率的なファイル管理の仕方をお教えします。 【この記事の画像を見る】 ● PC内の煩雑なファイル管理が あなたの時間を奪う あなたのPCはきれいに整理されていますか？ これはPCの外見のことではありません。PC内にある、電子データの管理状況のことです。 たとえば、最近、メールに添付されて届いたファイルを思い浮かべてみてください。そのファイルがPC内のどこに保存されているのか、すぐに答えられるでしょうか。 最近のことであれば、記憶を頼りに回答できる人も多いでしょう。では、1年前の仕事の最終成果物がどこにあるか、わかりますか。さらに3年前、5年前ならどうでしょう。 私はすべて回答できます。それどころか、過去に携わった仕事で作ったすべての資料について答えることができます。 しかし、そうではない人も多いのではないでしょうか。そうすると、上司や同僚から「あのときに作った資料を送ってほしい」と頼まれた際、PC上のさまざまなフォルダを開き、「どこにいった？ ここではなかったか？」と探すことに時間を浪費してしまうことになります。 その原因は「煩雑なファイル管理」にあります。
● これなら迷子にならない ファイル名の命名ルール ファイルが迷子になる理由は2つあります。 1．ファイルの命名ルールが決まっていないから 2．ファイルを格納するルールが場当たり的だから 2つ目の理由については次の節で扱うので、ここでは1つ目の理由について対策を考えます。私が推奨するのは、ファイル名を3つの組み合わせで決める方法です。 【必須】：接頭辞（プロジェクト名やチーム名など） 【必須】：文書名（内容を表す表記） 【任意】：日付（YYYYMMDD） 【任意】：バージョン（小数点2桁） 2020年7月1日に行う課内定例会用の資料を作る場合、最初の下書きをPowerPointで作成するなら、次のように名付けます。 ［開発1課］課内定例会_20200701_v0.01.pptx 「日付表記」はファイルを使う日または作った日を設定し、「バージョン表記」はファイルを保存または共有するごとに数字を進めます。正式に誰かに提出する時点でバージョン表記を1.00に変更します。 課題表や金額計算表のように、頻繁に更新して周囲と共有するファイルであれば、バージョン表記を消して日付表記だけを更新します。 ● フォルダ名と階層に 共通ルールを設ける 次に、ファイルが迷子になる理由の2つ目「ファイルを格納するルールが場当たり的だから」の対策を考えてみましょう。 あのファイルはどのフォルダに保存したんだろう、と迷った経験は誰にでもあると思います。 ファイル名がわかれば検索することができますが、ファイル名自体をよく覚えていない場合もあるでしょう。保存したフォルダがわからなければ、目当てのファイルを探すことはとても難しくなります。 広い範囲から目当ての場所を特定するよい方法はないものでしょうか。これは、実は皆さんの身の回りに仕組みとして存在しています。
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June 24, 2020 at 04:08AM
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